El Acta de Misión, término al que se hace referencia comúnmente en su traducción inglesa —terms of reference—, es un documento exigido en los procedimientos arbitrales auspiciados por la Cámara de Comercio Internacional (en adelante, «CCI»). El artículo 18 del Reglamento de Arbitraje de la CCI de 1998 establece la obligación del tribunal arbitral de elaborar un documento en el que queden fijados determinados extremos relativos al procedimiento arbitral en curso. Esta actividad se caracteriza por ser la primera que realiza el tribunal arbitral, una vez constituido, y tras la remisión del expediente por parte de la Secretaría de la Corte Arbitral a cada árbitro.

El acta de misión, como su nombre indica, contiene el encargo que las partes atribuyen al tribunal arbitral: el objeto de la controversia y, a menos que los árbitros no lo consideren necesario, los asuntos controvertidos sobre los cuales el tribunal arbitral tendrá que pronunciarse.

El requisito del acta de misión se incluyó en el ámbito de los arbitrajes CCI en el año 1923 con el primer conjunto normativo promulgado por la CCI bajo la denominación «formulario de envío de información» (form of submission), cuya elaboración se atribuía a la Secretaría.

La razón de ser de la creación de dicha figura se debe a que en aquellos tiempos algunos Estados de tradición jurídica romano-germánica no otorgaban efecto vinculante a un acuerdo de sumisión a arbitraje suscrito entre dos partes con carácter previo a la existencia de una disputa.

En dichos Estados era necesario requerir a las partes a que prestaran consentimiento expreso para someter la controversia a la decisión de un tribunal arbitral, una vez había aparecido dicha controversia. El acta de misión venía a recoger ese consentimiento, a fin de que la decisión del tribunal arbitral fuera válida y pudiera ejecutarse ante la jurisdicción ordinaria. Actualmente, sin embargo, el principio de autonomía de voluntad en la formación de los contratos ha desvirtuado esta función del acta de misión, al reconocerse plena validez a las cláusulas arbitrales suscritas por las partes antes de materializarse la disputa.

En 1955 se modificó su denominación por la que actualmente conocemos (terms of reference o Acta de Misión), asignándose su elaboración al tribunal arbitral. Posteriormente y con el reglamento de 1998, tuvieron lugar varias modificaciones que han otorgado mayor discreción y flexibilidad a los árbitros en cuanto al contenido del acta de misión, y que son las que a continuación se analizan.

El acta de misión se emplea también en arbitrajes ajenos a la CCI. En otras instituciones arbitrales se viene empleando esta figura con asiduidad, e incluso en los arbitrajes ad-hoc tiene lugar la elaboración de un «acta de misión ad-hoc», en la que las partes y el tribunal fijan aquellos extremos que consideren relevantes para el procedimiento, sin límite ni restricción en cuanto a su contenido, por no tener que ceñirse a ningún reglamento que regule su contenido.

Contenido y elaboración del acta de misión

El artículo 18.1 del Reglamento CCI recoge un listado de extremos que el acta de misión ha de contener:

  1. Nombre completo y calidad en que intervienen las partes;
  2. Dirección de las partes donde se podrán efectuar válidamente las notificaciones o comunicaciones durante el arbitraje;
  3. Una exposición sumaria de las pretensiones de las partes y de sus peticiones y, en la medida de lo posible, la indicación de cualesquiera sumas reclamadas por vía de demanda principal o reconvencional;
  4. A menos que el tribunal arbitral lo considere inadecuado, una lista de los puntos litigiosos por resolver;
  5. Nombres y apellidos completos, calidad y dirección de los árbitros;
  6. Sede del arbitraje; y
  7. Precisiones con relación a las normas aplicables al procedimiento y, si fuere el caso, la mención de los poderes conferidos al tribunal arbitral para actuar como amigable componedor o para decidir ex aequo et bono.

En el proceso de elaboración del acta de misión cobra especial relevancia la autonomía de la voluntad de las partes. Las partes, generalmente, se ponen de acuerdo, entre otros extremos, en los asuntos controvertidos, en el calendario del procedimiento y en la práctica de la prueba.

En cuanto al calendario del procedimiento, el artículo 18.4 del Reglamento CCI establece que el tribunal arbitral deberá fijar en un documento separado el calendario provisional por el que se regirá el procedimiento, comunicándolo a las partes y a la Corte Arbitral. Cualquier modificación que se realice al calendario debe ser comunicada tanto a las partes como a la Corte. Esta regla responde a que el acta de misión tiene consideración de contrato entre los árbitros designados y las partes, por lo que si el calendario fuera incluido en el acta de misión y se quisiera modificar posteriormente, se requeriría una enmienda.

Por lo general, el tribunal arbitral realiza un borrador de forma totalmente independiente y lo somete, posteriormente, a consideración de las partes. El acta de misión suele basarse en la demanda arbitral presentada ante la Corte Arbitral. Si ello no fuera suficiente, el tribunal podría solicitar a las partes que detallen por escrito sus respectivas posiciones en la disputa.

Una vez elaborada el acta de misión, el apartado 2 del artículo 18 del Reglamento de la CCI especifica que ha de ser firmado por las partes y por el tribunal arbitral en un plazo de dos meses a contar desde la fecha en la que se le haya entregado el expediente al tribunal arbitral. Este último será quien esté obligado a remitir el acta de misión firmada a la Secretaría en dicho plazo, salvo que, por solicitud motivada por las partes o de oficio, el tribunal arbitral decida prorrogar dicho plazo. Cabe destacar que la firma del acta de misión no implica acuerdo o aceptación alguna de lo mencionado en la exposición sumaria o resumen de la posición de las partes. Así, si una de las partes rehúsa participar en la redacción o firmarla, el acta de misión deberá someterse a la Corte para su aprobación (artículo 18.3 del Reglamento de la CCI).

Funciones del acta de misión

A pesar de que el acta de misión ya no tenga el mismo objetivo que tuvo cuando se constituyó su figura en 1923, lo cierto es que se sigue empleando por las diversas ventajas que ofrece su utilización.

La más importante, sin duda, es plasmar en un acuerdo entre las partes todos aquellos extremos que sean importantes para el procedimiento arbitral, como la ley aplicable, la sede del arbitraje, el idioma del arbitraje, e incluso fijar algunos puntos relativos al fondo de la disputa. Su carácter vinculante puede cobrar especial relevancia en la fase de ejecución del laudo arbitral.

Además, el acta de misión tiene como función la de estructurar los escritos presentados por las partes, en línea con las reclamaciones y defensas alegadas ante el tribunal para la preparación del acta de misión.

De ello deriva una doble acción delimitadora; por un lado, las partes han de ceñir sus escritos a la posición que defendieron en el momento de redactar o de firmar el acta de misión; y, por otro lado, el tribunal arbitral no podrá extralimitarse en su decisión, que, en principio, tendrá que versar sobre los puntos litigiosos y controvertidos que se hayan recogido en el acta de misión.