Organización del Registro Civil

3.1. Las secciones del RC

En España el RC se encuentra divido en cuatro secciones, denominadas respectivamente:

1. Nacimientos y general.
2. Matrimonios.
3. Defunciones.
4. Tutelas y representaciones legales.

La Sección 1ª (“De nacimientos y general”) se encuentra regulada en los arts. 40 y ss LRC. El objeto principal de las inscripciones que han de anotarse en dicha Sección viene representada por el nacimiento, que sin duda alguna constituye el asiento principal no sólo de la Sección del Registro considerada, sino del RC considerado en su conjunto.

La inscripción del nacimiento representa el punto medular de todo el sistema registral, asumiendo el papel de inscripción central que proporciona información sobre las restantes inscripciones de la persona. A efectos prácticos, bastará en principio con saber dónde ha nacido una persona y con consultar su inscripción de nacimiento, para poder rastrear el resto de los datos inscritos en los correspondientes Registros (el del lugar en que contrajo matrimonio o donde murió).

La centralización desempeñada por la inscripción de nacimiento se consigue mediante la práctica de unas notas de coordinación que, de oficio, deben llevar a cabo los Jueces encargados de los diversos Registros, para que en el Registro de destino (el de nacimiento) se lleve a cabo la correspondiente nota marginal o de referencia.

Mas, junto a la inscripción de nacimiento, en la Sección 1ª del RC han de anotarse también todos aquellos hechos inscribibles para los que la legislación no establece especialmente que sean inscritos en otra Sección (art. 46 LRC):

• Modificaciones judiciales de capacidad
• Declaraciones de concurso
• Declaración legal de ausencia
• Declaración de fallecimiento
• Hechos relativos a la nacionalidad o vecindad
• Tutela y administración patrimonial de las personas con discapacidad

Igualmente, al margen de la inscripción de nacimiento se pondrá nota de referencia de las inscripciones de matrimonio, tutela, representación y defunción del nacido (art. 39 LRC).

La Sección 2ª (“De matrimonios”) tiene por objeto la inscripción del acto del matrimonio y de la fecha, hora y lugar en que se contrae. Como anotaciones marginales la LRC considera las siguientes:

1. Las sentencias y resoluciones sobre la validez, nulidad o separación del matrimonio y cuantos actos pongan término a éste (art. 76).
2. La existencia de pactos, resoluciones judiciales y demás hechos que modifiquen el régimen económico de la sociedad conyugal (art. 77).

La Sección 3ª (“De las defunciones”) tiene por objeto inscribir la muerte de la persona, con indicación de la fecha, hora y lugar en que acontece. La inscripción del óbito se practica en virtud de declaración de quien tenga conocimiento de ella y, particularmente, de los parientes del difunto o habitantes de su misma casa (art. 84). Se inscribe exclusivamente el hecho físico y real de la muerte y no así la declaración de fallecimiento.

La Sección 4ª (“De tutelas y representaciones legales”) se regula en los arts. 88 y ss LRC. La representación legal por antonomasia es la ostentada por los padres respecto de los hijos menores que se encuentran sometidos a la patria potestad. Sin embargo, ésta y sus modificaciones no quedan sujetas a inscripción. Por tanto “las tutelas y representaciones legales” quedan circunscritas a la anotación de los cargos tutelares y demás representaciones legales de personas naturales y sus modificaciones.

3.2. La organización territorial

Institucionalmente considerado, el RC es único, en el sentido de que todos los distintos registros se consideran integrados como un todo.

El RC depende del Ministerio de Justicia y dentro de dicho Ministerio todos los asuntos a él referentes están encomendados a la DGRN.

Naturalmente no supone que exista un único RC en el sentido de oficina y organización administrativa del mismo, sino que, por el contrario, está integrado por los Registros Municipales, los Registros Consulares y el Registro Central.

Los Registros Municipales. En todo municipio debe existir un Registro, en el que atendiendo al criterio territorial se inscribirán aquellos hechos que en él acaezcan. Ahora bien, la existencia o no en el municipio de Jueces de primera instancia, obliga a distinguir entre:

• Registros principales, que serán aquellos Registros Municipales encomendados directamente al Juez de primera instancia allí donde lo haya.
• Registros subordinados o delegados, los existentes en aquellos municipios en que únicamente exista Juez de paz, quien actuará con numerosas restricciones:
  • carecen prácticamente de competencia en materia de expedientes.
  • No existe la Sección 4ª.
  • Las certificaciones deben llevar siempre la firma conjunta del Juez de paz y del Secretario.

Los Registros Consulares. Para cada demarcación consular habrá un RC. La finalidad de tales Registros es que los residentes fuera del territorio nacional puedan inscribir los datos y circunstancias. En años de emigración laboral, ha sido enormemente frecuente la inscripción de españoles nacidos en el extranjero. Cualesquiera hechos que afecten a las cualidades personales de los españoles residentes en el extranjero deben ser anotados o inscritos, a efectos de que éstos posteriormente, a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, den cuenta al Ministerio de Justicia de tales hechos o circunstancias.

Por esta razón, una de las características principales de las inscripciones realizadas es que se extenderán por duplicado, con el objeto de que uno de los ejemplares se remita al Registro Central, mientras que el otro queda depositado en el propio protocolo del Registro Consular. El art. 118 del Reglamento del RC suprimió la necesidad de remitir los duplicados a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, permitiendo la comunicación directa entre los Registros Consulares y el Registro Central, admitiendo al mismo tiempo que los duplicados puedan ser extendidos por medio de fotografía o procedimiento análogo.

El Registro Central. Se encuentra a cargo de la propia DGRN del Ministerio de Justicia y, por tanto, es un Registro único para todo el territorio nacional, estando radicado en Madrid en cuanto oficina u organización administrativa.

Una de las funciones principales radica en concentrar o centralizar todas las inscripciones relativas a las circunstancias personales de los españoles que hayan sido objeto de inscripción en los Registros consulares. Además de dicha función, cumple el cometido de acoger todos aquellos hechos para cuya inscripción no resulte competente ningún otro Registro, así como aquellos que no puedan inscribirse por concurrir circunstancias excepcionales de guerra u otras (incendio, inundación, asalto, etc.) que impidan el funcionamiento del Registro territorialmente competente.

Igualmente se llevarán en el RC Central los libros formados con los duplicados de las inscripciones consulares y de las inscripciones de nacimiento practicadas en los Registros Municipales del domicilio (art. 18 LRC).