Tema 28

Tema 28. La contabilidad: principios contables. Los libros del empresario. Cuentas anuales de las sociedades de capital. La formulación de las cuentas: su contenido. Verificación de las cuentas: el auditor. Aprobación de las cuentas. Aplicación del resultado del ejercicio. La constitución de reservas. Distribución de beneficios. Los dividendos a cuenta. Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.

La contabilidad: principios contables.

25 Cco

Es evidente la necesidad de que todo comerciante, individual o societario, lleve una contabilidad que sea fiel reflejo de su situación financiera y de los resultados de su empresa ya que tal llevanza beneficia a la misma, a sus socios, si es una sociedad, a sus acreedores y trabajadores y a la hacienda pública.

Por ello, nuestro Código de Comercio, reformado en esta materia por la Ley de 4 de JULIO de 2007, “de Reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea”, dice en su artículo 34 que “la función de la contabilidad mercantil es mostrar la fiel imagen del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales y, a tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su REALIDAD ECONOMICA y no sólo a su forma jurídica”.

Y el artículo 38 sienta los principios contables cuya observancia debe llevar a a la consecución de esa imagen fiel Los denomina “principios de contabilidad generalmente aceptados” y les otorga “carácter obligatorio”.

Estos principios los enumera el art. 38 y son los siguientes:

1. Salvo prueba en contrario, se presumirá que la empresa continúa en funcionamiento.
2. Principio de devengo. Han de imputarse al ejercicio los gastos y los ingresos que “afecten” al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
3. Principio de uniformidad. No se variarán los criterios de valoración de un ejercicio a otro.
4. Principio de prudencia. De acuerdo con este principio, sólo los beneficios “realizados” a la fecha del cierre del ejercicio habrán de ser contabilizados, mientras que los riesgos previsibles y las pérdida eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior deben contabilizarse tan pronto sean “conocidos” aunque todavía no se hayan materializado.
5. Principio de no compensación. Salvo las excepciones previstas reglamentariamente, no pueden compensarse las pérdidas del activo y del pasivo del balance ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias.
6. Principio del precio de adquisición. Señala que los activos se contabilizarán por el precio de adquisición (bienes adquiridos) o por el coste de producción (bienes producidos por la propia empresa); y los pasivos, por el valor de la contrapartida recibida.
   En todo caso, el principio de precio de adquisición está en directo contraste con el principio de valor razonable, y por ello es fundamental que se delimiten claramente sus respectivos ámbitos de aplicación.
7. Principio del valor razonable. El valor razonable no es sino aquél que pueda ser calculado con referencia a un valor de mercado fiable.
8. Principio de registro.
9. Principio de valoración de la moneda del entorno económico.
10. Principio de importancia relativa. Se admitirá la no aplicación estricta de algunos principios contables cuando la importancia relativa de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa.

Los libros del empresario.

El Código de Comercio impone al empresario la obligación de llevar un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales.

El LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa, y trimestralmente, al menos, se transcribirán en el, con sumas y saldos, los balances de comprobación. Debe recoger anualmente el inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales.

Y el LIBRO DIARIO, registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

Además, los empresarios podrán llevar otros libros o registros que estimen convenientes entre los que es usual el llamado Libro Mayor.

En cuanto al VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS, dice el Cde Co que “El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del derecho”. Es decir no tienen valor probatorio especial.

También el art. 26 del C de Co establece para todas las sociedades mercantiles la obligatoriedad de llevar un libro o LIBROS DE ACTAS en los que constarán todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y demás órganos colegiados de la sociedad.

En cuanto al VALOR PROBATORIO ante los tribunales, rigen las mismas reglas vistas en el artículo 31 del C de Co. Esto no obstante, en el tráfico extrajudicial el contenido de las actas debe reputarse veraz y exacto, pues hay una presunción de veracidad según la DGRN.

También las sociedades deben llevar un LIBRO-REGISTRO de acciones nominativas y de participaciones sociales y la constitución de derechos reales u otros gravámenes sobre unas y otras.

En cuanto al valor de estos “Libros-….anónima”: 72 palabras

También existe EL LIBRO- REGISTRO DE LAS SOCIEDADES UNIPERSONALES en el que tanto las sociedades de RL como las SA deben transcribir los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.

Todos estos libros de comercio han de ser sometidos a la LEGALIZACION en el Registro Mercantil del lugar del domicilio del empresario, y conforme a la “Ley de Apoyo…del ejercicio.” 49 palabras

LA CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS

El Código de Comercio impone a todo empresario el deber de conservación de los libros, u la documentación concernientes a su negocio, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Incluso si el empresario ha cesado como tal, se verá obligado al cumplimiento de ese deber de conservación ; y en, en caso de disolución de sociedades, serán los liquidadores los obligados a conservar los libros y los documentos contables.

Cuentas anuales de las sociedades de capital. La formulación de las cuentas: su contenido.

253 y ss LSC

Las normas de la LSC son paralelas a las del C de Co, aunque más completas que las de este.

La LSC dice que las cuentas anuales comprenden el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, un Estado que refleje los Cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio, un Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria; todos estos documentos forman una unidad, deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad.

Y establece la ley que Las cuentas anuales deben ser formuladas por los administradores en el plazo máximo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social, junto con un informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados. Las cuentas deben ir firmadas por todos los administradores, que responderán de su veracidad, y serán revisadas, en su caso, por los auditores de cuentas y finalmente se someten a la aprobación de la Junta General y se depositan en el Registro Mercantil.

En cuanto al CONTENIDO de las cuentas, decir en primer lugar que: El balance es la cuenta general de la sociedad correspondiente a un ejercicio económico, que comprenderá, con la debida separación, “los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando el patrimonio neto”.

Después de la reforma contable del 2007, también forma parte de las cuentas, como hemos visto, el ESTADO DE CAMBIOS DEL PATRIMONIO NETO. Este estado tiene dos partes: la primera reflejará exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio y la segunda contendrá todos los movimientos y cambios habidos en el patrimonio neto, incluidos los procedentes de transacciones realizadas con los socios o propietarios de la empresa cuando actúen como tales.

Sin embargo, hay ciertas sociedades que puedan presentar Balance ABREVIADO, y Estado de Cambios del Patrimonio Neto TAMBIÉN ABREVIADO y que son aquéllas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de las circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Por su parte el “ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO” pone de manifiesto los cobros y pagos realizados por la empresa, con el fin de informar de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio Este documento tan sólo debe formularse por aquéllas empresas que no puedan formular balance, ECPN y memoria abreviados

CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias, como dice el Código de Comercio “recogerá el resultado del ejercicio separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de la explotación, de los que no lo sean”.

Ahora bien, el Articulo 258 de la Ley de Sociedades de Capital permite formular Cuenta de Pérdidas y Ganancias ABREVIADA a las sociedades que, durante dos ejercicios consecutivos, reúnan, al menos, dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas del activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros (11.400.00)
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros (22.800.000)
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

LA MEMORIA ANUAL Y EL INFORME DE GESTION

1.- La MEMORIA, complementará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.

Está exhaustivamente regulada en el art. 260 de la LSC con veintiún apartados y las sociedades que pueden presentar balance abreviado pueden omitir en la memoria determinadas indicaciones. Aquí : 109 PALABRAS

2.-El INFORME DE GESTION, por su parte, contendrá “una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrente”.

El informe, que no es obligatorio para las sociedades que formulen balance abreviado, habrá de ser redactado por los administradores.

Este epígrafe para complementar con el anterior

FASES de las cuentas: formulación por los administradores, verificación en su caso por los auditores, puesta a disposición de los socios, aprobación por la JG, depósito en el RM

El artículo 253 LSC impone a los administradores (en el concurso con suspensión, a la administración concursal, art 46 LC) la obligación de formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión (que habrá de contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta, 262 LSC) y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

Deberán ser firmadas por todos los administradores. Faltando la firma de alguno, se expresará la causa.

Estos documentos forman una unidad. Deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad.

Verificación de las cuentas: el auditor.

263 y ss LSC

En efecto, el Artículo 263 de la LSC dice que Las cuentas anuales y, en su caso, el informe de gestión deberán ser revisados por auditor de cuentas.

Se exceptúa de esta obligación a las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, al menos dos de las circunstancias siguientes:

• Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.
• Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

EL INFORME DE AUDITORÍA, conforme a la Ley de Auditoría de Cuentas de 20 de Julio de 2015, deberá expresar si las cuentas anuales examinadas “expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados” de la entidad auditada, e indicará , además, si las cuentas han sido redactadas cumpliendo las normas legales, las estatutarias y las contables de carácter técnico.

La ley 22/2015, regula el nombramiento y el funcionamiento de los auditores, tratando de garantizar y preservar la independencia y la eficacia de los auditores.

Así, los auditores deben ser nombrados por la Junta general de la sociedad, por un tiempo determinado, no menor de tres años ni superior a nueve, aunque puedan ser reelegidos pero sin que la reelección pueda exceder de tres años cada vez; y, si la Junta general no nombra los auditores, se podrá solicitar su nombramiento al Secretario judicial o Registrador mercantil del domicilio social.

Y la Ley también prevé, para las sociedades no obligadas, que los socios que posean, al menos, el 5% del capital social puedan solicitar del Secretario judicial o del Registrador Mercantil el nombramiento, con cargo a la sociedad, de un auditor de cuentas para un ejercicio concreto.

Aprobación de las cuentas.

Las cuentas anuales han de ser sometidas a la Junta general ordinaria para su aprobación o rechazo, que deberá igualmente resolver “sobre la aplicación del resultado (próspero o adverso) del ejercicio” Y que ha de celebrarse dentro de los seis primeros meses del ejercicio siguiente a aquel que se somete a aprobación.

Una vez convocada la Junta general ordinaria, debe ponerse a disposición de los socios el informe de los auditores junto a los restantes documentos que hayan de ser aprobados por la Junta de forma que a partir de la convocatoria, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, tales documentos.

272 LSC

(164) La JG ordinaria se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para en su caso aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

Se discute si la Junta puede hacer algo distinto a aprobar/rechazar tal aprobación (lo admite Chuliá).

(272) Las cuentas anuales se aprobarán por la JG. A partir de su convocatoria (en la que se hará mención de este derecho), cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso el informe de gestión y el de los auditores de cuentas. En las SL ADEMÁS el derecho de información se extiende a los documentos que sirvan de soporte y antecedente a las cuentas anuales, siempre que la solicitud de consulta se formule por un socio o socios que representen al menos un 5% del capital social.

Aplicación del resultado del ejercicio.

Si la Junta aprueba las cuentas anuales deberá resolver, “sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado”.

Si el resultado es positivo, es decir, si hay beneficios, su distribución es una operación compleja que requiere la intervención de los tres órganos:

• La propuesta de distribución es preparada por los Administradores.
• Hay un examen e informe de los Auditores
• Hay acuerdo de la Junta sobre la distribución del beneficio.

Para la distribución del beneficio hay dos presupuestos:

1. Un balance regularmente aprobado.
2. Que el valor del patrimonio neto sea superior al capital social. Pues si existen pérdidas de ejercicios anteriores el beneficio se destinará necesariamente a la compensación de esas pérdidas.

Por otro lado, la ley, los estatutos y a veces los acuerdos de la junta general no permiten que el beneficio pase íntegramente a los accionistas.

Así: el beneficio neto habrá de destinarse a dotar la reserva legal si no estuviese suficientemente dotada de forma que en tanto no alcance el 20% del capital social, habrá que destinar un 10% del beneficio a dicha reserva legal

También habrá de dotarse, en su caso, la reserva estatutaria, cuya naturaleza y destino vienen determinados por lo que puedan haber establecido los estatutos al constituirla (puede ser la compensación de pérdidas u otra finalidad distinta).

Así mismo, cabe que la Junta decida dotar reservas voluntarias o de libre disposición en cuyo caso será la Junta la que decida cuál es el destino de las mismas, sin limitación alguna.

Una vez cubiertas estas atenciones procede fijar el DIVIDENDO REPARTIBLE a los accionistas, en proporción al capital desembolsado, fijándose el momento y forma de pago.

273 y ss LSC

La JG resuelve sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado. El resultado del ejercicio puede ser positivo o negativo: Si es negativo Si es posible, se compensa con cargo a las reservas de la sociedad (primero a las voluntarias, luego a la legal) Si no es posible, se mantiene en el activo en espera de que pueda compensarse con los beneficios de ejercicios posteriores, salvo que por imperativo legal haya que proceder a la reducción del capital social (327, SOLO EN LA SA) la disolución social (363). Si es positivo En primer lugar, se han de cumplimentar las (reservas y demás) previsiones legales y estatutarias. Luego el resto queda a la voluntad de la JG (en su caso reparto de dividendos). Entre las previsiones legales destaca: (273) Una vez cubiertas las atenciones previstas por la ley o los estatutos, sólo podrán repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio, o a reservas de libre disposición: Si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resulta ser inferior al capital social. Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que ese valor del patrimonio neto de la sociedad fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de estas pérdidas. Si el importe de las reservas disponibles no es como mínimo igual al importe de los gastos de investigación y desarrollo que figuren en el activo del balance.

Siguen “otras” previsiones: las reservas

La constitución de reservas.

Previsiones legales

Reserva legal: En todo caso una cifra igual al 10% del beneficio del ejercicio se destinará a la reserva legal hasta que esta alcance al menos el 20% del capital social. Reservas especiales (previstas en la legislación especial)

Previsiones estatutarias Reservas estatutarias Bonos de fundador SA (derechos económicos a favor de los fundadores/promotores SA) 27 LSC Remuneración de los administradores mediante participación en los beneficios (218 LSC) Dividendo preferente de las acciones/participaciones sin voto (99)

Distribución de beneficios.

Pueden repartirse dividendos con cargo al beneficio del ejercicio o a reservas de libre disposición. Ahora bien:

La JG puede acordar no distribuir dividendos, pasándolo en todo (o en parte) a reservas (acordadas por dicha JG).

(348 bis) Derecho de separación en caso de falta de distribución de dividendos. Ex art 93.a LSC

(275) La distribución de dividendos a los socios se realizará: En la SA, en proporción al capital que hubieran desembolsado. En la SL (salvo disposición contraria de los estatutos) en proporción a su participación en el capital social. (276) En el acuerdo de distribución de dividendos determinará la JG el MOMENTO y la FORMA del pago del dividendo. A falta de determinación será pagadero en el domicilio social a partir del día siguiente al del acuerdo.

Los dividendos a cuenta.

Es práctica muy común entre las sociedades españolas, especialmente entre las grandes sociedades cotizadas en Bolsa, la de decidir la entrega de una cantidad a cuenta del futuro dividendo que se intuye será acordado en el momento de la celebración de la Junta general ordinaria. Esta práctica que suele denominarse dividendos a cuenta.

La Ley de Sociedades de capital considera estos dividendos como verdaderas entregas a cuenta o anticipos, más que auténticos dividendos, y ha reconocido la competencia concurrente de la Junta y los administradores para acordar su distribución pero establece condiciones para acordar su concesión:

1. que exista liquidez bastante para pagarlas, debiendo redactar los administradores un estado contable especial; y
2. que la cantidad a distribuir no exceda de los resultados obtenidos desde el fin del último ejercicio, una vez practicadas las deducciones que la propia Ley señala.

Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.

279 y ss

En efecto, las sociedades vienen obligadas, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas, a presentar para su Depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, una Certificación de los Acuerdos de la Junta General sobre Aprobación de las cuentas y Aplicación del resultado, adjuntando un ejemplar de cada una de las cuentas y del informe de gestión y del informe de auditoria (éste último si la sociedad estuviere obligada a verificación contable).

Sin embargo, se ha prescindido del requisito de que las firmas que autorizan dicho certificado de los administradores deban ser objeto de legalización notarial.

El Registrador calificará los documentos en los quince días siguientes. Los Registradores remitirán mensualmente al Registro Central una relación de sociedades que hayan cumplido esta obligación y se publicará en el BORME.

Como sanción para las sociedades que incumplan la obligación de depositar o lo hagan fuera de plazo, el art. 221 establece el llamado “cierre registral”, salvo para los títulos relativos al cese o dimisión de los administradores o liquidadores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa, previéndose también sanciones económicas entre 1.200 y 300.000 euros.

Por último señalar que la Orden del Ministerio de Justicia 319/2018 de 21 de Marzo, a la par que regula las novedades de los modelos de depósito de cuentas y las especificaciones técnicas de su soporte electrónico, y dando cumplimiento a la Directiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de 20 de mayo de 2015, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, establece la obligación de las sociedades de hacer, en el momento de presentar a depósito sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, la declaración acerca de los titulares reales de las mismas, considerándose tales las personas físicas, que de forma directa o indirecta, sean titulares de más del 25% de su capital social, pudiendo, en cuanto a los llamados titulares asimilados, (o sea los titulares reales por control o administración) remitirse a los libros del propio Registro Mercantil.