El balance de situación explicado de forma fácil

El balance es un inventario de todo lo que posee y de todo lo que debe, en un momento determinado.

Dentro de la técnica contable:

• Lo que la empresa posee tanto en bienes como en derechos se llama: activo.
• Lo que la empresa debe para financiar el activo se llama: pasivo exigible.
• A los recursos propios que financian el activo se les llama: neto o pasivo no exigible.

El activo lo formarán los bienes propiedad de la empresa; serán, por tanto, la maquinaria que tenga, las instalaciones, los stocks de materias primas, lo que deben los clientes, lo que posea en caja como dinero líquido, etc. Representa el empleo dado a sus recursos financieros. Es la estructura económica.

El pasivo y el neto son las sumas de lo que se debe (pasivo) y de lo que ha aportado (neto); es decir, el origen de los fondos que ha utilizado la empresa. Lo formarán, por tanto, el capital aportado por el empresario, las deudas y préstamos que le hayan concedido a la empresa, lo que debe a sus proveedores, etc. También figuran los créditos a favor de terceros (recursos de terceros) y los créditos a favor de los propietarios de la empresa (recursos propios). Es la estructura financiera.

Si el activo, el pasivo y el neto de un balance responden a las clasificaciones de los mismos recursos, tienen que ser iguales.

Es decir, lo que se tiene (el activo), tiene que estar financiado o por deudas con terceros (acreedores y proveedores), o por aportaciones propias, ya sea del empresario (si la empresa es privada), o públicas (si la empresa es pública).

¿Qué funciones tiene el balance? La primera consiste en informar a los responsables de la empresa en la toma de decisiones y en informar también a todos aquellos que tengan intereses económicos con la misma (accionistas, acreedores, etc). Por otro lado, ofrece una visión dinámica que permite seguir la evolución de las partidas más importantes. Reflejará desviaciones respecto a situaciones pasadas y determinará así las causas de las mismas.

El balance se presenta en forma de dos columnas: el activo y el pasivo. En cada una vienen detalladas las diversas partidas o cuentas. La cuenta es el instrumento básico de la contabilidad y representa un conjunto unitario de elementos de patrimonio: por ejemplo, terrenos, deudores, etc. Las cuentas se agrupan en masas patrimoniales que son grupos económicamente homogéneos: inmovilizaciones, disponible, etc.

Cada empresa estructurará su plan de cuentas del modo que considere más conveniente, aunque siempre dentro de unos módulos ya previstos en cada país.

De un modo más desarrollado, las partidas del activo, del pasivo y del neto están agrupadas según el siguiente criterio:

A) Clasificación del activo

El criterio de clasificación seguido en las partidas del activo se basa en la liquidez, es decir, en la facilidad que posee un elemento para su conversión en dinero.

A.1) Activo fijo, inmovilizado o activo no corriente

Los elementos del activo fijo o no corriente según la terminología del Plan General de Contabilidad de 2007 están destinados a asegurar la vida de la empresa, su permanencia. En él se incluyen los elementos de activo que, por su naturaleza, permanecen en la empresa más de un ejercicio económico, es decir, está formado por los elementos vinculados a la empresa de una manera fija y que no se destinan a su venta.

Activo fijo tiene carácter permanente. Está al servicio de la empresa durante varios ejercicios económicos y su coste se recupera normalmente a través de una adecuada política de amortización.

Su división se lleva a cabo a partir de la naturaleza de los elementos que los componen:

1. Inmovilizado material: Constituido por los elementos patrimoniales tangibles muebles e inmuebles, propiedad de la empresa, cuya permanencia en la empresa trasciende a un ejercicio económico. Corresponden a las cuentas del subgrupo 22 PGC:

• Terrenos y bienes naturales (220)
• Construcciones (221)…
• Maquinaria
• Mobiliario
• Ordenadores e impresoras

El inmovilizado material se valora al precio de adquisición o coste de producción aplicando en su caso las correspondientes actualizaciones que se fijen mediante normas legales y los ajustes que sobre ellos recaigan (amortizaciones y provisiones). Cuando interpretemos las cuentas de una empresa nos puede sorprender ver propiedades inmobiliarias que perteneciendo a la empresa aparezcan reflejadas por un valor considerablemente menor al de mercado. La razón radica en que aparecen reflejadas por su precio de adquisición menos la amortización del mismo acumulada hasta el momento y menos los deterioros del valor que hayan podido sufrir y no por el precio de mercado existente en cada momento. En este sentido, todo el inmovilizado material e inmaterial se amortiza según su vida útil estimada. En la práctica se amortizan linealmente en función de lo determinado en la normativa fiscal. Existe una normativa general y una específica para algunos sectores.

2. Inmovilizado inmaterial: Formado por los elementos patrimoniales intangibles y que son susceptibles de valoración económica. Pertenecen a este grupo las cuentas del subgrupo 21 PGC. Deben figurar por los importes satisfechos por el acceso a la propiedad o por el derecho al uso de programas informáticos. Al igual que inmovilizado material, también se amortiza.

Dentro de esta categoría se encuentran:

• Concesiones administrativas (211)
• Propiedad industrial (212)
• Aplicaciones informáticas. Salvo excepciones, se deben amortizar linealmente en un período de 4 años.
• Bienes de arrendamiento financiero (217)

3. Inmovilizado material en curso: Activos fijos en adaptación, construcción o montaje, al cierre del ejercicio económico, como los recogidos en las cuentas del subgrupo 23 PGC:

• Construcciones en curso (231)
• Maquinaria en montaje (233)

4. Inmovilizado financiero: Son las inversiones permanentes en otras empresas en forma de acciones, obligaciones, créditos concedidos a largo plazo; las inversiones en productos financieros a largo plazo (más de 12 meses); los créditos concedidos por la empresa cuya devolución es superior al año. Se encuentran en los grupos 1 y 2 PGC. Deben aparecer al precio de adquisición o al de mercado si éste fuera menor:

• Valores de renta fija (251)
• Crédito a largo plazo (252)…

A.2) Activo circulante o corriente

El activo circulante (activo corriente o activo comercial) está destinado a asegurar el funcionamiento del ciclo “dinero-mercancías-dinero). Los elementos del activo circulante son aquellos que permiten la realización de la actividad objeto de la misma. Se encuentran en constante movimiento y no están vinculados de forma permanente a la empresa. Se renuevan constantemente dentro de la empresa y están prestos al tráfico normal de ella, por lo que su duración en la empresa es inferior a 12 meses.

Puede ser dividido en las siguientes masas patrimoniales, clasificadas por el grado de liquidez, de menor a mayor.

1. Realizable o existencias: Formado por aquellos elementos almacenables cuya transformación en líquido depende de su venta y que forman parte del ciclo de explotación de la empresa. Responden a lo que es el objeto social de la sociedad. Se representan en las cuentas del grupo 3 del PGC:

• Mercaderías A (300)…

Se valoran inicialmente por el coste de adquisición o producción y con posterioridad por el denominado valor neto realizable que es el valor previsible de venta menos los posibles gastos derivados de la misma. Así, si una editorial tiene libros que ya van por otra edición y los está sacando con importantes descuentos debe reflejarlo en su contabilidad, cambiando el valor de estas existencias en el activo e imputando la diferencia a deterioros del valor, que son una cuenta de gasto que incide directamente en las pérdidas.

2. Exigible: Constituido por los elementos patrimoniales que recogen derechos de cobro en favor de la empresa que se genera a partir de actividades de tráfico o no que se realicen con carácter regular y que, además, se puede exigir su conversión en líquido, respetando los plazos convenidos. Esta masa se recoge en el grupo 4 del PGC y puede clasificarse atendiendo a si estos derechos de cobro se derivan de actividades del tráfico de la empresa (explotación) o de otras actividades secundarias. Aparecen reflejados por el valor que se adeuda incluyéndose los intereses de estas cantidades si los hubiese:

1. Clientes (subgrupo 43 PGC): Representan créditos con compradores de mercaderías, productos terminados u otro tipo de existencias, así como los usuarios de los servicios prestados por la empresa, siempre que constituyan su objeto o actuación prioritaria. Estos créditos se reflejan en documentos no formales de pago (factura) o formales (letra de cambio…).
2. Deudores (subgrupo 44 PGC): Representan créditos motivados por operaciones secundarias, que no constituyen el objeto principal de la empresa y que son accesorias.
3. Financieros (grupo 5 PGC): Representan los préstamos que la empresa ha concedido a corto plazo (menos de 12 meses) y las inversiones financieras (en otras empresas o productos financieros) de carácter temporal de la empresa.

3. Disponible: Formado por los elementos de liquidez instantánea, es decir, por los medios más líquidos que la empresa utiliza para hacer frente a los pagos inmediatos: el dinero. En esta masa se incluirán los elementos que forman el subgrupo 57 “Tesorería” del PGC. En concreto, lo que la empresa tiene en bancos y cajas.

B) Clasificación del pasivo

El pasivo sigue un criterio de clasificación basado en la exigibilidad, el mayor o menor plazo de tiempo que tiene la empresa para pagar una deuda. Esta masa también se ordena verticalmente de menor a mayor exigibilidad. Deben aparecer reflejadas contablemente con arreglo a su valor de reembolso.

B1) Pasivo no exigible

Corresponde al neto patrimonial. Es decir, a lo que la empresa no tiene que devolver porque le pertenece.

B2) Pasivo exigible

Constituido por las obligaciones con terceros, las fuentes de financiación ajenas, que se dividen a su vez en:

1. Pasivo exigible a largo plazo: Formado por la obligaciones cuyo vencimiento sea superior a 12 meses. Este pasivo financiará el activo fijo de la empresa, ya que su recuperación es a largo plazo. También se le denomina pasivo fijo. En virtud de que la obligación se haya o no generado por operaciones de tráfico, se pueden clasificar las cuentas en:

1. De explotación: Son deudas derivadas de la actividad normal de la empresa con proveedores y acreedores de tráfico con vencimiento superior al año. También se recogen las obligaciones generadas por la enajenación de elementos de activo fijo a crédito. Se encuentran en el grupo 1 PGC.
2. Financiero: Son recursos a largo plazo obtenidos por la empresa que tiene su origen en actividades no pertenecientes al tráfico empresarial. Generalmente se hablará de financiación negociada, pues se trata de operaciones puntuales con entidades financieras, empresas o particulares que no se realizan de forma habitual. Las cuentas referidas en este caso son las que pertenecen a los subgrupos 15, 16, 17, 18 PGC.
   • Deudas a largo plazo (171).
   • Obligaciones y bonos (150).

2. Pasivo exigible a corto plazo: Son aquellas obligaciones cuyo vencimiento es inferior a 12 meses. Son recursos utilizados para satisfacer las necesidades de explotación más inmediatas de la empresa, y por ello, será este pasivo el que financie el activo circulante. También recibe el calificativo de pasivo comercial o pasivo circulante. Se distingue:

1. De explotación: Su principal característica reside en el hecho de que estas partidas de pasivo tienen su origen en las actividades normales o de tráfico de la empresa. Tenemos los siguientes elementos patrimoniales:
   • Deudas con proveedores (subgrupo 40 PGC) que se generan en la actividad principal de la empresa, en general, por las existencias.
   • Deudas con acreedores varios (subgrupo 41 PGC) derivadas de actividades de tráfico secundarias y recurrentes formalizadas en documento formal o no formal.
   • Obligaciones con las Administraciones Públicas que se recogen en el subgrupo 47 PGC.
2. Financieros: Son recursos a corto plazo obtenidos por la empresa que tiene su origen en actividades no pertenecientes al tráfico empresarial. Generalmente se hablará de financiación negociada, pues se trata de operaciones puntuales con entidades financieras, empresas o particulares que no se realizan de forma habitual. Se trata de las cuentas de los subgrupos 50, 51 y 52 PGC:
   • Obligaciones y bonos a corto plazo (500).
   • Deudas a corto plazo con empresas del grupo (510).
   • Deudas a corto plazo con entidades de crédito (520)…

C) Clasificación del neto (fondos propios)

También llamado pasivo no exigible, recoge las fuentes de financiación propias de la empresa. Proceden de las aportaciones iniciales de los socios o propietarios, otras que con carácter posterior realicen estos empresarios y de los beneficios generados y no repartidos. Se pueden distinguir dos bloques: capital y reservas.

1. Capital social: Los medios propios del empresario, es decir, las aportaciones realizadas por los propietarios a título capitalista, pudiendo ser dinerarias o no dinerarias. El PGC recoge en la cuenta “Capital social” (100) el capital suscrito en el momento de constitución de cualquier tipo de sociedad que revista una forma mercantil; hay que añadir que el potencial financiero de la empresa puede incrementarse por las posteriores ampliaciones o minorarse por las reducciones sufridas a lo largo de la vida de la empresa.
2. Primas de emisión: No sería justo que si una sociedad tiene un capital social de 75 y unas reservas de 100 un nuevo socio pudiese aportando 25 hacerse con un 25% del capital social, ya que no estaría pagando por el 25% de la parte de reservas que también le corresponderían. Para ello surgen las primas de emisión que se conceptuarían como el 25% de dinero adicional que el nuevo socio debe pagar para poder participar también en las reservas acumuladas. Las primas de emisión surgen por ello como motivo de las reservas que la sociedad ha ido acumulando y representan el sobreprecio que se debe pagar en estos casos ante una ampliación de capital. Para la sociedad incrementan los fondos propios de la empresa. Para el accionista no le proporcionan derecho alguno, ya que no le sirven para aumentar su participación en la empresa.
3. Reservas: El potencial financiero de la empresa puede elevarse con los beneficios generados y no distribuidos, recogido en las cuentas de reservas del PGC (subgrupo 11). Las reservas se convierten en un método de autofinanciación, pues son recursos financieros creados por la propia empresa y reinvertidos en su actividad.
   • Reserva legal (112) obligatoria por ley. De acuerdo con la LSC, debe destinarse una cifra igual al 10% del beneficio del ejercicio a la reserva legal hasta que ésta alcance, al menos, el 20% del capital social.
   • Reservas estatutarias (116) conforme a los estatutos de la empresa.
   • Reservas voluntarias (117) de libre disposición.
   • Reserva de revalorización (111)

Tanto en el momento fundacional como en la ampliación de capital de una sociedad, aparecerán dentro de la masa de activo, unas partidas que representan estas situaciones:

• Activo por desembolso no exigido: recoge las acciones emitidas, suscritas y que todavía no ha llegado la exigibilidad del desembolso. Se coloca en una masa independiente a la de activo fijo o circulante.
• Activo por desembolso exigido: Se recogen las acciones emitidas, suscritas y exigidas para su desembolso. Se coloca en la masa de activo circulante exigible.
• Accionistas morosos: No aparece en el PGC, se utiliza para acciones emitidas, suscritas y exigido su desembolso, y el cual no se ha hecho efectivo. Se ubica en el activo circulante exigible.
• Accionistas por aportaciones no dinerarias pendientes: recoge la cantidad pendiente de desembolso, cuando la aportación ha sido no dineraria. Como se puede hacer frente en un plazo de hasta 5 años, habrá que colocarla en el activo fijo financiero.

Análisis del balance de situación

El análisis del balance nos permite elaborar un diagnóstico de los problemas que pueda tener la empresa y adoptar las acciones oportunas.

La estructura del balance puede expresarse de este modo:

Activo (Debe)	Pasivo (Haber)
Activo inmovilizado	Capital social y reservas
Activo circulante	Deuda a largo y corto plazo

Si el resultado ha sido positivo (ha habido beneficios) se traduce en un aumento del capital propio (patrimonio neto). Por eso figurarán en el pasivo, como el capital. Si son pérdidas, neutralizan parte de ese capital, y figurarán en el activo. Es decir:

Del estudio comparativo de varios balances se puede deducir el dinamismo, vitalidad y rentabilidad de la empresa.